ども、メディアチームのゆうせいです。「Evernote で仕事をよりスマートに、生活をもっと豊かに。」をテーマに開催された「EVERNOTE DAYS 2014 TOKYO」に参加してきました。
多くの講演（セッション）が開催されたわけですが、今回はEvernote仕事効率化アンバサダーである、堀江さんのお話にスポットを当ててご紹介したいと思います。
堀江賢司Evernoteをメモ帳の延長だとか思っている方、今日からあなたのEvernoteは最強の営業ツールになりますよ。
出張すればするほど磨かれるノートを
営業といえば出張と言っても過言ではないほど密接な関係。この出張、営業経験者なら分かると思いますが、旅行気分で楽しめるものではないですよね。
特に海外出張ともなると、その準備で仕事どころじゃなくなる。
そんな悩みも、Evernoteが解決してくれます。
たった２つのノートがあなたを救う
堀江さんによると、出張には２つのノートがあればいいとのこと。
- 一つは「出発前ノート」
- そしてもう一つが「報告ノート」
これだけ。
詳しく解説します。
これなしで出張とか無理！「出発前ノート」
出発ノートの中身は以下で形成されます。
- 準備リスト
- スケジュール
- 工程表
特に重要なのが準備リスト。
準備リストと聞いて、靴下とかパンツとか思った方、そうじゃありません。
準備リストは、
- チケットの手配
- パスポートのナンバー（海外の場合）
- Wi-Fiの手配
などを書いておくもの。
出張時に必要だけど、面倒な手続き系の情報を書いておくことでスムーズになる。必要な手続きや処理は、ノートの準備リストさえ確認すればよい状態にしておくこと。
これの素晴らしいところは、一度作っておくことで、次回からは全ての出張において役立つ。
そして、出張すればするほど磨かれる。
よく行く出張先にて、電源のあるカフェだとか。海外ならどこのWi-Fiが便利だとか。どんどん磨かれる。自分だけの最強出張ノートを作ることができる。
注意点としては、行き先によってはネット回線が弱いことがあるので、オフラインノートにして、スマホやタブレットでも確認できるようにしておくこと。
報告書？そんなもの楽勝ですよ「報告ノート」
次は報告ノートについて。
出張は楽しい旅行ではなく、必ず報告書が伴います。
だから報告ノートは、
- 報告書の作成をとにかく楽にする
ためのもの。
堀江さん曰く、報告書は、出張から戻って２日以内にやらないとダメらしい。書く気がなくなる。だから、テンションの高い間に書けるような体制を作っておく。
記録用写真（デジカメで撮影）とは別に、記憶用、つまりメモとして使う写真をスマホで撮影し、報告ノートに保存する。
その写真を見ながら、移動中などにどんどんスマホで書いてしまう。写真付きの報告書が楽に作れてしまう。
これで、「会社員として、お金を使って出張に行ってきた」という報告ができるようになるわけです。
名刺の情報よりメールの署名をコピペ
次は名刺について。
名刺をスキャンしてEvernoteに保存するってのはよく聞く話ですが、それだとただの名刺帳になるだけ。
単なる名刺帳で終わらせず、営業ツールとして使う方法とは？
- 名刺に載っていない情報こそ鍵
- メールの署名をコピペする
- 商談、打合せ内容を追記していく
堀江さん曰く、名刺に載っている情報はあまり役に立たない。その人のメールの署名に載っている情報の方がもっと役に立つ。
なので、まずは名刺をスキャンして、そのノートにその人のメール署名文をコピペしておく。メールの署名には、名刺には無い情報が載っていることが多い。
例えば、複数階に部署が分かれている会社であれば、その人が何階にいるのかなど。
小さなことかも知れないが、郵便を送る際に、どこに送ればすぐに見てもらえるかを把握しておけば、安全かつ確実に取引のスピードが上がる。
さらに、商談や打ち合わせのメモを追記しておけば完璧。
暗黙知で終わらせない。ノート共有で形式知へ
Evernoteの共有機能。これって実はあまり知られていないし、知っていてもほとんどの人が使ってない。
むしろこれが１番大事。
- 自分の営業資料をスキャン
↓ - マネージャー単位で共有する
↓ - 自分だけが知っていたこと（暗黙知）が
↓ - 誰もが知るべきマニュアル（形式知）に
自分の営業資料をスキャンし、マネージャー単位で共有する。自分だけが何となく知っていたこと、つまり暗黙知を形式知に変えていく。
むずかしく聞こえるかもしれませんが、これってマニュアル作りのこと！
自分が知っている、仕事のノウハウ、担当顧客の情報をノートで形式化する。それを社内で共有する。そして共有してもらう。
さらに各々が追記をしていくことで、営業マニュアルとして磨かれていく。
そしてこれは社内に限ったことではなく、お客様に対しても有効。
お客様と取引、取扱いしている自社商品（製品）の型番だけでなく、写真も取り込んで保存しておけば、専用カタログを作ることができる。
似たような製品、間違いやすい商品が多くても、専用カタログを作っておけば安心。
何より、細かな問合せが激減します。だってそのノートを見れば分かることだから。いちいち電話されたり、したりする必要が無くなりますからね。
まとめ
やたらと重い営業カバンを持つことがカッコイイ、仕事ができると言われていた時代がありました。
しかし、Evernoteを使えば、カタログや資料を持ち歩く必要がなくなります。
それだけじゃない。
会社、出先、自宅、どこにいても同じレスポンスで仕事ができるようになる。Evernoteで、もっと身軽に、もっと楽しく仕事が可能になりますね。
ご存知、ゆうせいでした。
