こんにちは、春眠暁を覚えなかった結果、桜が散ってしまいました。BITA編集部のやな☆ぎさわです。
今回は、会社行事であるお花見の幹事を任されたので、その経験を無理やり仕事に活かそうとかなんかそんな感じのネタです。
お花見も仕事もやることはほぼ同じ
たかが30名ほどが参加するお花見の幹事をやっただけなんですが、意外とやる事てんこ盛り。
こりゃ仕事と同じようにタスク管理したりしなきゃグダグダになると思い、以下のような事を行いました。
- 担当を複数立て、各担当のタスクを割り振って管理する
- 予算内に収まるようにコンテンツを考え、項目を整理
- スケジュール管理をしっかり行う
- 決まったことにそってビビらず決行する
これ皆さん、普段から仕事などで考え実行するようなことだと思うのですが…。
意外に仕事でもこれが出来ていない人って多いはず。僕もまさにその口です。めんぼくねぇっす。
01まずは仲間の確保とタスク管理
何をするにも1人ではなかなかできないので、そんな時は仲間を集めよう！です。
今回手伝ってもらったのは3人。
まずはその3人に声掛けを行い賛同してもらい、googleドライブのスプレットシートに以下のような各タスクを振り分けました。
- 場所の選定と予約、価格交渉
- 食材・飲料の選定、数量設定、発注手配
- 参加者の確認調整
- 参加者間連絡手段の設定とアナウンス文言作成
- コンテンツ用の材料選定
- 資機材配送方法の選定
- 二次会開催場所の設定と予約手配
- 当日場所確保及び案内役のための人員手配
- 緊急時連絡先の確保
週一のミーティングにて各々タスクが完了しているかの報告会を行いました。（集まり悪かったですが…。）
02予算内で、できることできないことを考える
当たり前ですが、何やるにしたって予算ってものがあります。
思いつきを全部やってたらショートしちゃうんです。えぇ…当たり前ですよね。。。
当初はバスをチャーターして郊外BBQ花見！とか言ってたんですが、バスのチャーター代、BBQ代、場所の確保、復路の計算…。かなり盛り上がって具体的になってきた辺りで見事ボツになりました；；；
多くの人数を巻き込んでのプロジェクト初期化みたいなもんでしたので、かなり面倒なことになりました。
マジでこれが仕事じゃなくてよかったです。正直死ぬかと思いました。
03必要なものやコンテンツを明確に整理する
たかがお花見って言っても、必要になるものは割と多岐に渡ります。
ブルーシート、お酒、食べ物、クーラーBOX、おしぼり、出し物、その他もろもろ。
これって制作の現場でも大体一緒で、情報設計資料、ワイヤー、システム仕様書、デザイン指示書…まぁなんか色々必要になるもんです。
大事なのは、これら必要項目を『具体的な実行手順前にどこまで考えられるか？』ということ。
花見だったら「あーあれも準備しとけばよかったねー」で済むかも知れませんが、仕事じゃこうはいかないっすもんね。はい。
04スケジュール管理の重要性
今回のスケジュールは分刻みで設定し、無理のない範囲で組みました。
えぇ…した…ハズ…なんですが！
その通りに進まないんです。だって皆自由人ですから。
とは言え、スケジュールを細かく細かく、それこそ駅からのバスの時刻、乾杯の挨拶、宴会芸にかかる所要時間、などなど。。。決めておくことで「この後何が必要なのか？」が割と明確にイメージできたと思っています。
ここをきっちり決めておかなければ突然の事にも対応できませんよね。
このスケジュール管理があるから安心して遂行できるのだなと改めて感じました！
05決まったことはビビらず実行する
昔から言われておりますが、「段取り8割」と！まさにその通りでございます。
諸々できれば後は、とにかく実行するだけ。
ここでビビってグズグズしていると、本当にマズイタイミングで「あれ？あれなんでやってないの？」みたいな事になってしまいます。
足ガックガクでしたが、実行しないことには何も始まらないですもんね。
計画通りじゃなくてもいーじゃない！
えー、元も子もない見出しですが、ひとまずお花見を一つのプロジェクとして捉え、なんとなくプロマネっぽい考え方でやってみたよ。というレポートでございました。
結局分刻みでびっちり考えたかくし芸コンテンツは何一つ実行できなかったんですが、お花見としては上手くいったんじゃないかと。
BITAではこんな感じの社内イベントをこれからもアレコレ実施していきます♪ぜひぜひ参加したってくださいなー。
それでは！
